Werttreiberorientierte Leistungssteuerung von Programmen und Projekten mit Hilfe von Key Performance Indikatoren KPI

Das Messen der Projektperformance, die einfache Darstellung in Dashboards und im Reporting ist eine häufig geäußerte Anforderung des Managements, der Programm- und Projektleiter, von PMO-Leitern und zum Teil von Kunden. Dahinter steckt der Wunsch nach dem Verständnis der aktuellen Entwicklung des Projektgeschehens anhand von Key Performance Indikatoren und die Möglichkeit der rechtzeitigen Steuerung und des Eingriffs.

Dabei reicht die alleinige Fokussierung und Beurteilung der Projektperformance und des Projekterfolgs auf Basis der Größen Zeit, Qualität und Kosten immer weniger aus. Der Nutzwert der Liefergegenstände des Projekts, sowohl intern als auch kundenbezogen wird immer wichtiger.

Jedes Programm oder Projekt kann abhängig von Art und Inhalt (IT, Prozessoptimierung, Migration, Strategie, etc), sowie den strategischen Zielen des Unternehmens/Bereichs unterschiedliche individuelle KPIs, die sich auch im Verlauf des Projekts verändern können, haben.

Daraus erwächst für den Programm- oder Projektmanager die Notwendigkeit die richtigen KPIs zu identifizieren und zu implementieren. Ein Weg dazu bietet die Ableitung von KPIs anhand der Identifizierung von Werttreibern und die Entwicklung eines Werttreiberbaums.

Es gibt verschiedene Ansätze für die Ableitung von KPIs. Dazu gehören unter anderem

• Nach Strategische Zielen und Balanced Score Card
• Nach Werttreibern
• Nach Kritische Erfolgsfaktoren
• Nach Prozesse, die über verschiedene Organisationsbereich/Funktionen (Produktentwicklung, Order-to-cash, etc) reichen können
• Nach Funktionen (Geschäftsführung, Personal, Finanzen, Produktion etc.)

Werttreiber  und KPIs - Wertreiberorientierte Leistungssteuerung in der Projektarbeit

Werttreiber sind wesentliche, beeinflussbare Faktoren, die eine hohe Relevanz für die (strategischen) Ziele eines Unternehmens/Bereichs haben. Dabei gilt es finanzielle und operative Wertreiber zu unterscheiden. Finanzielle Wertreiber sind  dabei z.B. Deckungsbeitrag.

Operative Werttreiber, z.B. Erhöhung der Kundenzufriedenheit, Einhaltung Liefertermine sind finanziellen Werttreibern vorgelagert und sind Stellhebel für den Erfolg. Hat z.B. die Kundenzufriedenheit wesentlichen Einfluss auf die Umsätze/Anzahl erhaltene Projektaufträge, dann bildet sie einen beeinflussbaren Hebel für diesen Erfolg.

Werttreiberorientiertes Projektmanagement

Der Projekterfolg lässt sich anhand von Werttreibern und deren Einflussfaktoren messen. Die Ableitung von Werttreibern und die Darstellung in sogenannten Werttreiberbäumen visualisieren dabei die unterschiedlichen Einflussfaktoren für einen Werttreiber und machen Ursache-Wirkungszusammenhänge transparent.

Beispiel (Auszug) für einen Werttreiberbaum

Jedes Projekt kann sein eigenes Metriken-System, dass während der Planungsphase festgelegt wird haben. Projektleiter müssen daher in der Lage sein zu identifizieren, welche KPIs eine wesentliche Rolle spielen und zu managen sind, damit das Projekt von allen Stakeholdern als Erfolg angesehen wird.

Zielgruppen / Abnehmer von KPIs

Der Informationsbedarf hinsichtlich der unterschiedlichen KPIs ist in der Regel abhängig von den Abnehmern.

Abnehmer Management: Ist interessiert an Steuerungsmöglichkeiten, Risikoreduzierung und Sicherstellung / Maximierung ROI.

Abnehmer Projektmanagement: Ist interessiert u.a. an einer präzisen Vorhersage und Steuerung des Projektumfangs, der Ressourcen, des Budgets, der Termine und an der Kommunikation dieser Fakten an das Management.

Abnehmer Kunden/Anwender: Sind interessiert an on-time Lieferung von Produkten hoher Qualität, an der Reduktion des Total Cost of Ownerships und der Realisierung des Nutzens aus den Projektergebnissen.

Zielsetzungen

Ähnlich verhält es sich mit den Zielsetzungen.

Typische interne Zielsetzungen (z.B. aus der Perspektive Lieferant) auf strategischem/funktionalem Level sind u.a.

• Hohe Kundenzufriedenheit, Resultierende Nachfolgeaufträge
• Erzielung geplanter Erträge oder Erreichung spezifischer Umsatzrenditen/Gewinnmargen
• Steigerung der Produktivität und Erhöhung der Effizienz

Typische externe (kundenbezogene) Zielsetzungen (z.B. aus der Persepektive Auftraggeber) können z.B. das Erreichung bzw. die Erfüllung des Nutzens / der Erwartungshaltung des Kunden, die mit den Projektergebnis / Projektliefergegenständen verknüpft sind:

Beneifts Realization

Zielsetzungen auf operativer Ebene, hier auf Projektlevel fokussieren auf die Steuerung, Anforderungen und Ziele des Projektmanagements. Typische Projekterfolgsfaktoren wie termingerechte Lieferung, Abschluss des Projekts innerhalb des Budgets und Bereitstellung der Liefergegenstände entsprechend der Qualitäts- oder Leistungsanforderungen stehen hier im Vordergrund.

Werttreiberbäume, Einflussfaktoren und Ableitung von KPIs

Anhand einer systematischen Vorgehensweise, ausgehend von den strategischen bzw. finanziellen Zielsetzungen, lassen sich Werttreiber und Einflussfaktoren identifizieren und als Werttreiberbäume visualisieren, die zur Ableitung von KPIs/ Performance Indikatoren herangezogen werden können.

Die nachfolgende Abbildung zeigt beispielhaft und vereinfacht einen projektunspezifischen Werttreiberbaum. Je nach Art des Projekts z.B. Produktentwicklung, Migration, etc. können weitere projektspezifische KPIs eine signifikante Rolle spielen.

Auch für agile Projekte ist ein solches Vorgehen geeignet.

Abbildung: Beispiel für einen Werttreiberbaum (Projektunspezifisch, ohne externe Nutzensicht)

Alleine mit der Identifikation der KPIs ist es nicht getan. Für Steuerungszwecke sind weitere Informationen erforderlich. Dazu gehören u.a. die Festlegung von zulässigen Abweichungstoleranzen, Definition von unteren und oberen Schwellwerte als Eingriffsgrenzen, das Messverfahren und die Messfrequenz der Ausgangsdaten zur Bestimmung der KPIs.

Abbildung: Beispiel für die Detaillierung und Beschreibung von KPIs / Performance Indikatoren

Je nach Abnehmerzielgruppe gilt es darüber hinaus entsprechende Dashboards mit Drill-down-Funktionalität zu entwerfen und zu implementieren. Aber auch die Auswahl an Diagrammtypen und Drill-down-Ebenen zur transparenten Darstellung des Projektgeschehens für das schriftliche Reporting, nimmt wesentlichen Einfluss auf die Interpretation der Daten und damit auf die Entscheidungsfindung.

Weitere Informationen zu KPIs bzw. OKR (Objectives & Key Resulsts) finden sie hier: OKR – Objective and Key Results – Zielsysteme für die VUCA-Welt, Teamperformance im Projekt mit Hilfe von Kennzahlen und KPIs messen, Kennzahlen und Kennzahlensysteme in der Projektarbeit, Fortschrittskontrolle, Metrics und Performancemessung in Scrum Projekten

Fazit

Der Erfolg eines Programms/Projekts wird immer mehr am Nutzwert seiner Liefergegenstände / Projektergebnisse gemessen – intern wie extern.

Ein Programm-/Projektmanager muss künftig geeignete KPIs indentifizieren und managen können, die über die klassischen Zeit-, Budget- und Qualitätsziele hinausgehen.

In dem vorliegenden Blog-Artikel wurde eine Vorgehensweise zur Ableitung von Key Performance Indikatoren anhand von Werttreibern und Werttreiberbäumen vorgestellt. Damit kann die systematische Identifizierung von relevanten KPI gelingen und Abhängigkeiten, Ursachen und Wirkungsbeziehungen von Einflussfaktoren können transparent gemacht werden.