Zentralisiertes Anforderungsmanagement / Demand Management – Wie sie den Wertbeitrag von IT-Projekten erhöhen

Die Nachfrage nach IT-Projekten wird unternehmensintern maßgeblich aus den Fachabteilungen / Fachbereichen generiert. Oftmals ist insbesondere in großen Unternehmen festzustellen, dass Geschäftsfelder / Geschäftsbereiche Zugriff auf eigene IT-Bereiche haben. Projektentscheidungen und Budgets stehen dezentral in der Verantwortung der einzelnen Businessbereiche. Geschäftsfeldübergreifende Abstimmungen finden nicht immer statt, so dass es zu Überschneidungen und Redundanzen bei den IT-Projekten / Projektergebnissen kommen kann. Auch ist bei dieser Form der Organisation des dezentralen Anforderungsmanagements die konsequente Ausrichtung der Projekte an den strategischen Zielen des Unternehmens nicht immer gegeben.

Ein zentrales Anforderungsmanagement / Demand Management wird häufig in einer Organisationseinheit zusammengefasst, die direkt der Unternehmensleitung unterstellt ist. Im Rahmen dieser Form der Organisation des Anforderungsmanagements kann die Ausrichtung der Projektinvestitionen an der Geschäftsstrategie, Konsolidierung und Koordination der Projektanforderungen /-ideen und die Governance viel einfacher sichergestellt werden. Über die Standardisierung von Prozessen, Vorgehensweisen und Methoden können Synergieeffekte und Effizienzsteigerungen erzielt werden.

Zentrales Anforderungsmanagement / Demand Management

Bei dem zentralen Anforderungsmanagement/Demand Management handelt es sich um einen Prozess, der systematisch, vollständig und strukturiert erfasst und selektiert, welche Anforderungen über Projekte aus den Geschäftsbereichen und dem IT-Bereich umgesetzt werden. Das Ziel dieses Prozesses ist es die Anforderungen/Projekte an den Zielsetzungen des Unternehmens auszurichten und den Wertbeitrag der IT-Projekte zu maximieren. Von der ersten Projektidee bis zur Umsetzung.

Ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement setzt auf einen systematischen Demand Management-Prozess auf.

Das zentrale Anforderungsmanagement / Demand Management ist ein strukturiertes und systematisches Instrument, das die Demand-Organisation bei der Steuerung und Verwaltung der Nachfrage / des Bedarfs an IT-Leistungen unterstützt.

Vorteile eines zentralen Anforderungsmanagements / Demand Managements

Häufig bestehen in einem Unternehmen keine einheitlichen Vorgehensweisen zu Bewertung und Priorisierung von Projektideen. Das zentral Anforderungsmanagement / Demand Management standardisiert dieses Vorgehen.

Mehrfachentwicklungen, Doppelarbeiten oder Überschneidungen können mit diesem Prozess erkannt und verhindert werden. Daraus resultieren Effizienzsteigerungen. Knappe Ressourcen können so effizienter eingesetzt werden.

Der Nutzen vieler Projekte, insbesondere der Vielzahl kleiner IT-Projekten in Bezug auf die Unternehmenszielsetzungen sind häufig nicht transparent. Über diesen Prozess wird Transparenz geschaffen und knappe Mittel können effektiver genutzt werden.

Die Standardisierung des Anforderungsmanagements / Demand Management-Prozesses über Bereichs-/Abteilungsgrenzen hinweg nutzt Synergien, erhöht die Effizienz und schafft Transparenz, Nachvollziehbarkeit sowie Akzeptanz für alle Beteiligte.

Die strategische Reaktionsfähigkeit kann durch diesen Prozess erhöht werden. Änderungen der Wettbewerbssituation, veränderte Kundenbedürfnisse oder neue Geschäftsmodelle können so rascher adaptiert werden.

Mit diesem Prozess kann eine Steigerung des Wertbeitrags der IT, durch gezielte Fokussierung und Konzentration auf Projekte mit dem größten Wertbeitrag in Bezug auf die Unternehmensziele erreicht werden.

Erfolgsfaktoren für ein zentrales Anforderungs-/Demand Management

Im Rahmen der Einführung eines zentralen Anforderungsmanagements/ Demand Managements sind einige wichtige Überlegungen und Vorarbeiten zu leisten, damit die Umsetzung erfolgreich wird.

• Etablierte, standardisierte Projektmanagement-Methodik (z.B. nach PMBOK Guide, PRINCE2,...)
• Verbindliche Festlegung einer einheitlichen Mindest-Planungsqualität (Ziele, Kosten,
  Termine, Risiken, Statusaussagen)
• Standardisierte Projektprozesse für die Projektdurchführung
• Einheitliches Projektreporting (Statusaussagen)
• Festlegung von messbaren Erfolgs-/Nutzenkriterien für Programme und Projekte
• Etablierte, standardisierte Projektmanagement-Best Practices, z.B. Business Case, Kosten-/Nutzenkalkulationen, Aufwandsschätzungen etc.
• Möglichst standardisiertes Ressourcenmanagement für Bedarfe, Bestände, Skills
• Eindeutig definierte, messbare strategische Ziele für Priorisierung und Ressourcenzuweisung
• Projektportfoliomanagement wird von der Geschäftsleitung als strategisches Instrument
  verstanden
• Organisation muss die PPM-Prozesse unterstützen und Entscheidungen akzeptieren

Herausforderungen

Die Zentralisierung des Anforderungsmanagements bedeutet für viele Stakeholder das Aufgeben müssen von Fürstentümern und die Herrschaft über Projektbudgets des Geschäftsbereichs.

Diese Einschränkung von Handlungsfreiheiten führen häufig zu Widerständen und Ablehnung einer Zentralisierung des Anforderungsmanagements, mag sie auch noch so viele Vorteile für das Unternehmen als Ganzes bedeuten.

Bei der Einführung muss daher besonders auf ein begleitendes Veränderungsmanagement geachtet werden. Ängsten und Konflikten und daraus resultierenden Widerständen können somit die erforderlich Beachtung und Behandlung gegeben werden, um die Umsetzung erfolgreich zu gestalten.

Unterstützende Werkzeuge

Gerade in Unternehmen, die viele Projekte betreiben stößt man ohne eine entsprechende IT-System-Unterstützung schnell an die Grenzen der Verwaltung und Steuerung des zentralen Anforderungsmanagement-/ Demand Management Prozesses und des Projektportfolio-Managements.

Mit der Einführung eines zentralen Anforderungsmanagements/Projektportfoliomanagements sollte eine begleitende Einführung einer Standardsoftware-Anwendung mit hohem Funktionsumfang, hohem Reifegrad und globaler Präsenz des Anbieters in Betracht gezogen werden.

Ein Blick auf den Gartner IT Project- and Portfolio Management Magic Quadrant gibt Hinweise auf eine mögliche Standard-Software-Auswahl.