Nutzen eines Projektlogbuchs – Kommunikationsinstrument und Basis für lessons learned

Wie war das doch gleich nochmal? Wer hat warum die Entscheidung ABC getroffen?  Wie kam es eigentlich zu der Kostensteigerung und dem Terminverzug? Gab es Frühindikatoren für eine sich abzeichnende Projektkrise?

Fragen, die nach einiger verstrichener Projektlaufzeit oftmals schwer zu beantworten sind, da die Hintergründe und Entscheidungen häufig nicht dokumentiert wurden und viele sich nicht mehr präzise daran erinnern.

Hier kann ein Logbuch helfen den Projektverlauf transparent und nachvollziehbar zu halten.

In der Seefahrt ist das Logbuch die übliche Aufzeichnung täglicher Ereignisse und Vorgänge mit sogar rechtlicher Verbindlichkeit.

In der Projektarbeit kann ein Logbuch dazu dienen wichtige Ereignisse, Entscheidungen und Vorgänge während des Projektverlaufs chronologisch zu dokumentieren. Gerade für länger laufende Projekte (Monate, Jahre) erweist sich ein Logbuch als sehr sinnvoll.

Nutzen eines Logbuchs

Rückblickend kann sehr genau festgestellt werden, was wann im Projekt vorgefallen ist und wer welche Entscheidungen und Tätigkeiten ausgeführt hat. Damit ergibt sich ein roter Faden anhand sich der Projektverlauf nachvollziehen lässt.

Es lässt sich im Nachgang feststellen, ab wann ein Projekt ggf. aus dem Ruder gelaufen ist und was hätte getan werden müssen um das zu verhindern. Aber auch interessante Herangehensweisen an Probleme oder Lösungsvarianten lassen sich so festhalten.

In einer fehlertoleranten Projektkultur/Unternehmenskultur kann es helfen, die richtigen Schlüsse im Sinne von lessons learned für künftige Projekte zu ziehen, um aus Fehlern zu lernen.

Neuen Projektteammitgliedern oder Teammitgliedern, die nach temporärer Abwesenheit wieder an Board sind hilft es schnell einen Überblick über die Entwicklungen im Projekt zu bekommen.

Logbuch als Kommunikationsinstrument

Interessant ist der Ansatz ein Logbuch als Kommunikationsinstrument für relevante Stakeholder zu nutzen. Hier wird ein hohes Maß an Transparenz geschaffen, die zu einer starken Vertrauensbildung führen kann.

Die Form wie das Logbuch geführt wird ist frei wählbar. Schriftlich oder als Datei auf einer Projektablage.

Mein persönlicher Favorit ist die Blog-Form, wie sie aus den Social Media-Umfeld bekannt ist. Hier können alle Projektbeteiligte Einträge verfassen oder kommentieren. Sogar Stakeholder sind in der Lage ihre Kommentare abzugeben. Das verhilft dem Projektleiter auch zu einer zusätzlichen Form bzw. Kanal der Interaktion und Kommunikation mit den Stakeholdern im Projekt. Fragen und Besorgnisse können so gezielt und zeitgerecht aufgegriffen und Missverständnisse vermieden werden.

Inhalte eines Projektlogbuchs

• Datum und Uhrzeit des Eintrags und Angabe des Ortes (z.B. bei virtuellen Teams)

• Name des Eintragenden

• Vorgang, Aktivität bzw. Ereignis, stichwortartig als Überschrift

• Beschreibung (keine Romane)

• gegebenenfalls Entscheidungen, Anweisungen zur Fortsetzung von Tätigkeiten

• ein Eintrag kann auch ein Problem zum Gegenstand haben, beschrittene Lösungswege aufzeigen aber auch gescheiterte Versuche und erfolgreiche Herangehensweisen

Besondere Problematiken bei der Führung eines Projektlogbuchs

Aufrichtigkeit in der Führung des Projektlogbuchs ist besonders wichtig. Führt nur der Projektleiter das Logbuch besteht die Gefahr, dass Vorfälle und Entscheidungen, die vom Projektleiter ausgehen bewusst oder unbewusst geschönt dargestellt werden. Kommentierungen z.B. wenn das Logbuch in Blog-Form geführt wird, können das nur begrenzt auffangen.

Eine Hohe Transparenz des Projektverlaufs wird vielmals gar nicht gewollt, um sich bestimmte „Freiheitsgrade“ zu erhalten. Hier spielt die Projektkultur bzw. das Verhältnis zum Kunden eine große Rolle. Transparenz lässt sich dann jedoch z.B. über einen Project Health Check herstellen.

Die Lückenhafte oder nicht aktuelle Führung eines Logbuchs entwertet den Nutzen und die Motivation aller Beteiligter daran aktiv teilzunehmen und davon zu partizipieren.

Die Nutzung der neuen Medien, wie hier vorgeschlagen ein Blog zur Führung eines Projektlogbuchs, wird von vielen Unternehmen häufig noch mit Zurückhaltung betrachtet und ist mit vielen Vorbehalten belastet.