Projektkultur – Bedeutung für den Projekterfolg?

In vielen Publikationen wird die Bedeutung der Projektkultur als wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Umsetzung von Projekten diskutiert. Doch was ist eigentlich genau Projektkultur und wie wirkt sie sich auf den Erfolg von Projekten aus?

Unternehmenskultur als Ausgangspunkt für Projektkultur

Nach der Definition in Wikipedia wirkt die Organisations-/Unternehmenskultur auf alle Bereiche des Managements (Entscheidungsfindung, Führung, Beziehung zu Kollegen, Kunden und Lieferanten, Kommunikation etc). Jede Aktivität in einer Organisation ist auf Basis ihrer Kultur entstanden und dadurch kulturell beeinflusst.

Jedes Unternehmen bildet eine eigene spezifische Kultur heraus, die das kollektive Verhalten in Organisationen bestimmt. Das kollektive Teilen von Werten, Überzeugungen, Vorlieben, Wahrnehmungen, Normen, tradierten Gewohnheiten und Verhaltensweisen, Denk- und Grundhaltungen, Umgangsformen und deren Zusammenspiel prägen die Unternehmenskultur und bestimmen das Handeln nach innen wie nach außen (siehe auch http://de.wikipedia.org/wiki/Organisationskultur ).

Projektkultur = Unternehmenskultur?

Laut DIN 89905 wird Projektkultur als "Gesamtheit der von Wissen, Erfahrung und Tradition beeinflussten Verhaltensweisen der Projektbeteiligten und deren generelle Einschätzung durch das Projektumfeld" beschrieben.

Im Allgemeinen wird darunter auch von vielen die Gesamtheit der „weichen Faktoren“ verstanden. Dazu zählen unter anderem die Wertschätzung die Projektarbeit in einem Unternehmen genießt, Kommunikations- und Konfliktfähigkeit der Projektbeteiligten, Kooperationsbereitschaft, Umgang mit Fehlern und Konflikten, Führung, Motivation, Anerkennung etc.

Projektkultur ist schwer greifbar. Sie drückt sich eher über Symptome aus. Dazu gehören Art und Umfang der internen und externen Kommunikation, Qualität der Arbeitsergebnisse, Einhalten von Vereinbarungen z.B. Arbeiten nach bestimmten Vorgaben, Methoden und Vorgehensmodellen, die Art und Weise wie mit Anliegen umgegangen wird, Motivation der Projektbeteiligten und vieles mehr.

Projektleiter und Teammitglieder als Angehörige des jeweiligen Unternehmens sind vom Einfluss der jeweiligen Unternehmenskultur geprägt und bringen diese in die Projektarbeit mit ein.

Wo spielt Projektkultur eine Rolle und welche Bedeutung hat sie für den Projekterfolg?

Projektkultur spielt überall dort eine Rolle wo Projektarbeit stattfindet.

In großen langlaufenden Projekten und Programmen, in kleinen, mittleren und großen Unternehmen die Projektarbeit nutzen. In Organisationen, die Projekte für Kunden durchführen bei denen unterschiedliche Projektkulturen und Wertemuster aufeinandertreffen.

Welche Bedeutung hat sie für den Projekterfolg?

• Einführung und Etablierung von Projektmanagement - PM

Aus eigener Praxiserfahrung kann  ich berichten, dass bei einem Projekt zur Einführung von PM in einem Unternehmen aus dem Mittelstand die Unternehmenskultur zu Beginn genau verstanden werden muss. Von der Geschäftsführung bis zu den Einstellungen und Haltungen der Mitarbeiter.

Argumente wie „Haben wir schon immer so gemacht, auch ohne Projektarbeit“, „brauchen wir nicht, ist viel zu viel Bürokratie“, „wir kommen nicht zum Arbeiten vor lauter Planung“, „das funktioniert bei uns so nicht“, schlagen einem entgegen.

Man könnte meinen alles sei ganz einfach mit einem begleitenden Change-Prozess (Veränderungsmanagement)  zu lösen. Dem ist jedoch nicht so. Überzeugungen, Einstellungen und Haltungen ändern sich nur schwer und langsam. Die Strategie, Durchsetzen um jeden Preis, führt zu Widerständen und lässt das Projekt schnell scheitern.

• Konflikte zwischen Linie und Projekt um Ressourcen

Der klassische Konflikt zwischen Projekt und Linie, bei der die Linie Mitarbeiter in das Projekt entsendet ist vielen vertraut. Egoismen und Silodenken führen dazu, dass Projektmanager nicht immer die für die Aufgabe am besten geeigneten Personen erhalten. Um-Priorisierungen beim Tagesgeschäft in der Linie führen dann schnell auch zur Beschneidung der Projekt-Arbeitskapazität der entsendeten Personen. Der Konflikt ist da. Wie er gelöst wird, entscheiden nicht nur Eskalationsprozesse sondern auch der Umgang damit im Rahmen der „Kultur“.

• Umgang mit Fehlern und negativen Projektergebnissen

Den Schuldigen suchen und bestrafen statt Scheitern als Lernchance zu begreifen, ist eine gängige Praxis im Rahmen von Projektarbeit. Schnell wird der Projektleiter oder gleich gar das ganze Team ausgetauscht oftmals mit fatalen Folgen für den Projektverlauf, Kosten, Termine und das Projektergebnis.

• Projekte für Kunden - Außenbeziehung zum Kunden im Rahmen einer Werksleistung

Unternehmen, die Projekte für Kunden umsetzen, müssen sich mit unterschiedlichen Wertvorstellungen und „Projektkulturen“ auf der Seite des Lieferanten und der Seite des Auftraggebers auseinandersetzen, um Projekte erfolgreich abzuwickeln.

• Neue Projektmethoden z.B. Scrum triggern Wertewandel

Organisationen, die bisher in ihren Projekten nur nach einem bestimmten Modell z.B. dem Wasserfallmodell gearbeitet haben, müssen umdenken und Veränderung zulassen.

Sicherlich lässt sich diese kurze Liste noch weiter ergänzen.

Wie damit umgehen?

• Verhaltensweisen aufbauen und entwickeln, die Projekte menschengerechter machen, d.h. sich verstärkt nicht nur dem gewünschten Ergebnis, sondern auch den Aspekten einer sozialen Arbeitsgemeinschaft widmen, die nur in Summe das Beste aus sich und für das Unternehmen herausholen kann.
  
  
• Widerstände abbauen, die häufig beispielsweise durch Zielvorgabe ausschließlich über das Management (z.B. Projektendtermin) ohne eine vorherige solide Planung entstehen, durch Mitentscheidung und wertschätzende Einbeziehung aller Beteiligten.
  
  
• Reden, redend, reden. Zum Beispiel mit dem Auftraggeber sich einigen nach welchen Projektmethoden vorgegangen werden soll (Scrum, Wasserfallmodell, V-Modell etc). Versuchen die Haltungen und Einstellungen der Projektbeteiligten des Auftraggebers zu verstehen. Offenheit und Transparenz zulassen.
  
  
• Konstruktive Wege für den Umgang mit Fehlern suchen und vereinbaren. Was hat den Fehler verursacht, nicht wer ist dafür verantwortlich.

Kann man Projektkultur aktiv steuern, schaffen oder gestalten?

Dieses Thema wird in der wissenschaftlichen Diskussion kontrovers behandelt.

Einige betrachten Projekte als „Unternehmen“ im Unternehmen und setzen Projektkultur mit Unternehmenskultur gleich. Damit müsste sich die Unternehmenskultur wandeln. Manche sehen keine Möglichkeit Unternehmenskultur willkürlich durch das Management zu ändern. Auch wenn gewissen Verhaltensweisen an-konditioniert werden können.

Andere sehen die Möglichkeit, dass Unternehmens- und Projektkultur über einen langen sozialen Prozess erlernbar ist. Beispielsweise durch Schaffung eines Gefühls von Gemeinsamkeit (Wir-Gefühl) und Zusammengehörigkeit.  Damit steigt die Arbeitsmotivation, da ein Sinnzusammenhang zwischen den Aufgaben und den unternehmerischen Handeln gesehen wird. Jeder Mensch besitzt Entwicklungspotenzial und unter gewissen Voraussetzungen können nicht nur Wissen und Fähigkeiten sondern auch Verhaltensweisen und Einstellung er- und verlernt werden.