Der Projektsponsor – ein besonderer Stakeholder mit besonderem Einfluss auf den Projekterfolg

Immer wieder hört man, dass Projekte gescheitert sind, weil die Unterstützung des Managements gefehlt hat. Oftmals ist dabei gezielt der Projektsponsor gemeint. Der Projektsponsor (oftmals bezeichnet als Geldgeber, Förderer, Pate, Schirmherr, Gönner, Business Owner, senior responsible owner) ist der verantwortliche Projektträger, Projektauftraggeber der in der Regel die Finanzmittel, Personal und organisatorische Rahmenbedingungen bereitstellt. Letztendlich ist er es, der über die Initiierung, Abbruch oder Fortführung eines Projekts entscheidet.

Der Projektsponsor

Der Projektsponsor kann auf unterschiedlichem hierarchischem Level im Unternehmen angesiedelt sein, als Geschäftsführer, Vorstandsmitglied, Bereichs- oder Abteilungsleiter.
Wichtig für die Rolle des Projektsponsor ist, dass er ausreichend Entscheidungsbefugnis auf sich vereint, um rasch und adäquat entscheiden zu können.

Rollen, Aufgaben, Verantwortung des Projektsponsors

Es ist vor allem die Verantwortung für die unternehmerische Zielsetzung, den Beitrag/Nutzen zum Geschäftsergebnis die das Projektergebnis liefert soll, dem Risikolevel des Projekts, welche der Projektsponsor trägt.

Insofern definiert er die Vision, die Ziele und die Strategie, die das Projekt verfolgen soll. Und das im Einklang mit den übergeordneten Unternehmenszielen und der Geschäftsstrategie. Je nach hierarchischem Level können dabei die Befugnisse und Verantwortlichkeiten sehr unterschiedlich sein.

Aufgaben und Funktionen des Projektsponsors

Der Projektsponsor beauftragt den Projektleiter und entlastet ihn am Ende des Projekts.

Er zeigt in der innen- und Außenkommunikation (bzw. unternehmensintern), dass er uneingeschränkt hinter diesem Projekt und seinem Projektleiter steht und Unterstützung von allen Beteiligten einfordert. Damit legitimiert er das Projekt und verleiht seinem Projektleiter die erforderliche Autorität.

Ein guter Projektsponsor unterstützt den Projektleiter in kritischen Situationen und stärkt ihm den Rücken. Viele Projektleiter sind im Sinne eines guten Leaderships häufig sehr dankbar, wenn der Projektsponsor für sie auch die Rolle eines Mentors übernimmt. 

Die Überwachung und Steuerung des Projekts auf übergeordneter Ebene ggf. zusammen mit dem Projektsteuerkreis/Projektlenkungsausschuss sind wichtige Funktionen, die wesentlich zum Erfolg des Projekts beitragen. Als Projektsponsor sollte er sich dem Erfolg des Projekts verpflichtet fühlen und alle Maßnahmen ergreifen, die dafür erforderlich sind.

Operative Regelungen, die ein Projektsponsor treffen sollte

• Bereitstellung der erforderlichen Finanzmittel zur rechten Zeit in der richtigen Höhe
• Bereitstellung des erforderlichen Personals mit den richtigen Skills, in ausreichender Kapazität und Verfügbarkeit (inkl. der Abstimmung mit den abgebenden Abteilungen bezüglich Konflikte mit dem Tagesgeschäft)
• Einbindung wichtiger Stakeholder – Wer sollte wie eingebunden werden
• Regelungen zur Entscheidungskompetenz des Projektleiters
• Eskalationswege und -trigger
• Sicherstellung von kurze Entscheidungswegen und -dauern
• Regelung zur Unterschriftenberechtigung
• Einhaltung von Compliance-Regelungen
• Ermöglichung und Schaffung der Rahmenbedingungen für organisationales Lernen
• Vorabklärung was mit den Projektbeteiligten nach Projektabschluss geschieht – Karriereperspektiven, Ggf. Rückkehr in abgebenden Abteilungen, etc.

Operative Zwänge und Priorisierung

Häufig wird seitens des Projektsponsor argumentiert, dass nicht ausreichend Zeit zur Verfügung steht, um dem Projekt die gebotene Aufmerksamkeit widmen zu können. Die Verfügbarkeit von Zeit ist im Geschäftsalltag eines Projektsponsors sicherlich sehr knapp bemessen, gerade im Management. Nicht allen Projekten im Unternehmen können daher den gleichen Aufmerksamkeitslevel erfahren. Es gilt diejenigen Projekte zu identifizieren, die einen großen Impact auf das Unternehmen haben können. Diesen Projekten sollte die besondere Aufmerksamkeit gelten.

Hier kann eine Priorisierung nach Geschäftsauswirkung, Außenwirkung, besondere Risiken eine Orientierung geben.

• Projekte, die hohe finanzielle Auswirkungen (Liquidität, Insolvenzrisiko, etc.) für das Unternehmen haben können
• Projekte, die eine hohe Außenwirkung haben und die im Falle des Scheiterns einen erheblichen geschäftsschädigenden Imageverlust nach sich ziehen können oder im Falle der Nichteinhaltung neuer gesetzlicher Vorschriften hohe Risiken für die Geschäftstätigkeit und das Image in der Außenwirkung haben
• Transformations- und Veränderungsprojekte (u.a. Digitalisierung, Agilisierung, Restrukturierung etc.) die auf die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens abzielen und vieles im Unternehmen auf den Kopf stellen (Prozesse, Personal, Organisierung, Technik, Führung, Unternehmenskultur etc.) und Widerstände erzeugen
• Projekte, die neue, innovative Produkte und Dienstleistungen entwickeln und im Markt etablieren sollen und damit die Überlebensfähigkeit des Unternehmens sichern

Das Engagement des Projektsponsors zu Beginn, im Verlauf, am Ende

Grundsätzlich kann sich der Projektsponsor persönlich in unterschiedlicher Weise im Rahmen seines Sponsorships engagieren.

Keine Einmischung, kein Engagement

Nicht empfehlenswert. Unliebsame Überraschungen sind vorprogrammiert. Viele Projekte scheitern oder geraten in Schieflage gerade, weil sich der Projektsponsor sich nicht involviert.

Überwachung und Steuerung

Der Projektsponsor nimmt eine Überwachungs- und Steuerungsfunktion ein. Als Vorsitzender des Projektsteuerungskreis, Projektlenkungsausschuss oder Project Board lässt er sich gemeinsam mit anderen Stakeholdern regelmäßig über den Verlauf des Projekts berichten und kann ggf. auf übergeordneter Ebene in die Steuerung des Projektverlaufs eingreifen.

Coaching und Mentoring

Coach

Ein Projektsponsor als Coach begleitet den Projektleiter bei der Entwicklung eigener Lösungen. Mit Hilfe von strukturierten Gesprächen können u.a. Fragen der Führung, Kommunikation, Konfliktlösung und Zusammenarbeit thematisiert werden. Dabei sollen Anregungen zur Selbstreflexion, Umgang mit hoher Verantwortung und Belastung bis zur Überwindung von Konflikten mit Mitarbeitern, Kollegen oder Vorgesetzten gegeben werden. Der Projektsponsor als Coach kann hier als kritischer Gesprächspartner fungieren.

Mentor

Hier übernimmt der Projektsponsor die Rolle eines Ratgebers oder eines erfahrenen Beraters, der mit seiner Erfahrung und seinem Wissen den Projektleiter in seiner beruflichen und persönlichen Entwicklung fördert. Aber auch Türen öffnen kann und wichtige Kontakte zu Ansprechpartnern ermöglicht. Nicht zuletzt kann ein Mentor dabei auch eine emotionale Stütze sein.

Tipps für den Projektsponsor

Tipp: Klares Commitment zum Projekt zeigen

Gerade zum Projektauftakt/Kick-off ist es entscheidend den Projektleiter zu autorisieren, die Bedeutung des Projekts für das Unternehmen/Bereich darzustellen und die Unterstützung aller Beteiligten insbesondere der Management-Kollegen einzufordern.

Während des Projektverlaufs ist es wichtig in stürmischen Zeiten dem Projektleiter den Rücken zu stärken und ihm den erforderlichen Spielraum zu verschaffen.

Das Projektabschlussmeeting leiten, die Zielerreichung kritisch reflektieren und den offiziellen Projektabschluss autorisieren. Perspektiven für die scheidenden Projektmitglieder darstellen.

Tipp: Leadership statt Bossing demonstrieren

Fehler tolerieren. Mentoring oder Coaching des Projektleiters anbieten. In jedem Projekt entwickeln sich politische Strömungen und Spielchen. Hier gilt es zu reagieren und dem Projektleiter den Rücken zu stärken. So sichert sich der Projektsponsor den Projekterfolg und hat einen Top-engagierten, durchsetzungsfähigen Projektleiter. Kein Micro Management betreiben. Der Projektleiter hat die operativen Aufgaben.

Tipp: Regelmäßige Vier-Augen-Gespräche mit dem Projektleiter suchen

Diese vertraulichen Gespräche können kurz sein, sind aber sehr wichtig. Der Projektsponsor erfährt so abseits der offiziellen Gesprächsrunden mehr Details zum wahren Projektverlauf, Hindernissen, unproduktiven politischen Strömungen und schwelenden Konflikten. Dem Projektleiter wird dadurch signalisiert, dass er wertgeschätzt wird und ernst genommen wird. Er wird es dem Projektsponsor danken.

Tipp: Rasch entscheiden

Eskalationen von Problemen ernst nehmen und schnell entscheiden. Fehlentwicklungen in einem Projekt haben häufig ihre nicht so offensichtliche Frühindikatoren, die sich zu ernsthaften Problemen entwickeln können. Damit lassen sich Verzögerungen und zusätzliche Kosten und damit häufig einhergehende Imageprobleme mit dem Projekt vermeiden.

Fazit

Der Projektsponsor ist ein besonderer Stakeholder mit besonderem Einfluss auf den Erfolg eines Projekts.

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten sich als Projektsponsor effektiv einzubringen. Kein Engagement, keine Einmischung ist die denkbare schlechteste Variante und häufig der Grund für gescheiterte oder in Schieflage geratene Projekte.

Nicht jedes Projekt kann aufgrund operativer Zwänge die gleiche Aufmerksamkeit erfahren. Die richtige Priorisierung der Projekte nach Kritikalität sollte im Auge behalten werden.