Agile Methoden für das klassische Projektmanagement nutzen – Burndowncharts

Viele Methoden und Werkzeuge aus der agilen Welt eignen sich hervorragend für das klassische Projektmanagement, wie z.B. nach dem PMBoK-Guide des PMI® (Project Management Institut).

Am Beispiel von einem Werkzeug, das für das klassische Projektmanagement häufig genutzt wird, hier Microsoft Project 2019, wird aufgezeigt wie das Burndownchart aus der agilen Welt, nutzbringend eingesetzt werden kann.

Klassisches Projektmanagement – Tools aus der der agilen Welt nutzen

Die Frage lautet wie ich mir interessante Tools aus der agilen Welt für das klassische Projektmanagement erschließen kann.

Mit der Version 2013 des Projektmanagement-Werkzeugs MS-Project wurden neue, vordefinierte Reporting-Möglichkeiten eingeführt. Unter anderem auch Burndowncharts, die nicht nur für die agilen Methoden nutzbar, sondern auch für das klassische Projektmanagement hilfreich sind.

Aktuell steht die Version 2019 von MS-Project mit vielfältigen weiteren Funktionen und unterschiedlichen Varianten (online-Lösungen, PC-Software/Standard und Professional) und Reporting-Möglichkeiten zur Verfügung.

Projektstatus-Reporting mit Burndowncharts

Grundsätzlich müssen sich Projektmanager fragen, für welche Zielgruppen sie welche Informationen aufbereiten. Der Lenkungsausschuss, der Projektsponsor, das Projektteam oder andere relevante Stakeholder haben unterschiedliche Anforderungen an die Granularität von Informationen zum Projektfortschritt.

Oftmals werden vom Management schnell und leicht zu erfassende Reports mit anschaulichen Grafiken und Diagrammen gefordert, die sich leicht analysieren und verstehen lassen. Basierend darauf können dann gezielt Nachfragen gestellt und die richtigen Entscheidungen getroffen werden.

Für den Projektmanager ist es wichtig solche Reporting-Informationen rasch und leicht erzeugen zu können, ohne regelmäßig aufwendige und zeitintensive Excel- und Powerpoint-Schlachten schlagen zu müssen.

Ein Burndown Report enthält eine grafische Darstellung der geplanten, abgeschlossenen und verbleibenden Arbeit und Aktivitäten. Damit können Leistungsdaten des Projekts praktisch und einfach visualisiert und analysiert werden.

Generierung der Burndowncharts direkt aus MS-Project heraus

Abb. Burndowncharts generiert durch MS-Project

Video zur Veranschaulichung der Nutzung von Burndowncharts in der klassischen Projektabwicklung

Das Burndownchart hilft die verbleibende Arbeit, entweder nach Wochen/Tage/Stunden oder verbleibende Anzahl von Aufgaben in Bezug auf den Zeitfortschritt nachzuverfolgen. Jede einzelne horizontale Linie zeigt an, wie viel Arbeit bereits abgearbeitet wurde, den Basisplan (Geplant) wann es fertigstellt sein sollte und wann es aufgrund des aktuellen Projektgeschehens tatsächlich fertiggestellt sein wird.

Anstatt den Umfang der abgearbeiteten Aktivitäten nachzuverfolgen zeigt das Burndownchart den Umfang an Aktivitäten (Vorgänge und Arbeitsstunden) an, die noch verbleiben also noch abzuarbeiten sind. Übertragen heißt das, dass Arbeit „heruntergebrannt“ (daher der Name Burndown) wird.

Gleichzeitig kann auf Basis der aktuellen Abarbeitungsgeschwindigkeit vorhergesagt werden, ob das Projekt den Zieltermin für die Fertigstellung trifft oder nicht. Man kann also relativ frühzeitig feststellen, ob das Team rasch genug arbeitet oder nicht. Damit ist es möglich frühzeitig zu erkennen wie das Projektgeschehen fortschreitet und erforderliche Anpassungen am Projekt oder an die Erwartungen eher früher als später zu machen.

Zum anderen bietet das Burndownchart aber auch die Möglichkeit rasch zu erkennen, ob ein Team besser als ursprünglich vorgesehen leistet und damit den Fertigstellungstermin früher erreicht. Nachträglich lässt sich damit auch einschätzen, ob die Schätzungen der Teammitglieder zu den Aktivitäten auf den Prüfstand zu stellen sind. Oder ging etwa der raschere Projektfortschritt zu Lasten der Qualität?

Fazit

Sich nützliche Hilfsmittel und Tools aus der agilen Welt für das klassische Projektmanagement zu erschließen macht wirklich Sinn. Und das ist nicht nur auf die Burndowncharts für das Projektreporting beschränkt.

Hier gilt es vorurteilsfrei auf die Werkzeuge und Vorgehensweisen der agilen Welt zu blicken und gezielt Ansätze auszuprobieren, die für die klassische Projektabwicklung hilfreich sein könnten.

Interessante Hinweise und Links

Erstellen eines Burndown-Diagramms in MS-Project Desktop: Burndown-Chart erstellen

Wikipedia: Burn-down-Chart