Aus Projekterfahrungen lernen

Projekterfahrungen, positive wie negative aus vorangegangen Projekten zu nutzen, um nicht jeden Fehler selber oder neu zu machen, sondern um daraus zu lernen, macht nicht nur aus wirtschaftlichen Gründen vielfach Sinn. Oftmals wird erst gegen Ende eines klassisch gemanagten Projekts ein sogenannter Lessons learned oder Debriefing Workshop in mehr oder weniger strukturierter Form durchgeführt, um das Projektgeschehen retrospektiv zu analysieren, zu reflektieren, Schwachstellen zu identifizieren, Situationen zu bewerten und Erkenntnisse daraus zu ziehen. Im Kontrast dazu stehen die agilen Vorgehensweisen wie z.B. Scrum, die dem empirischen Prozesssteuerungsprinzip „Inspect & Adapt“ folgend, schon nach jedem Sprint ein Sprint Review (Produktbezogenes-Review) und eine Sprint Retrospektive (Prozessbezogene Lessons learned mit Optimierungsvorschlägen für den nächsten Sprint) vorsehen.

Häufig wird jedoch aufgrund personeller und finanzieller Restriktionen (z.B., weil das nächste Projekt wartet) auf eine systematische, verständliche und transparente Dokumentation, die Erfahrungswissen gut für Mitarbeiter in nachfolgenden Projekten didaktisch aufbereitet und transportiert, verzichtet. Hier verzichtet man auf erhebliche Vorteile, u.a. Effizienzgewinne, wenn es an der Wertschätzung des Lernens aus Projekten mangelt. Der Lerneffekt für künftige Projekte bleibt aus.

Doch wie erhebt, sichert man Erfahrungswissen, dokumentiert es und präsentiert es so, dass es für jeden leicht auffindbar und verstehbar ist.

Ist dies für reine harte Fakten schon anspruchsvoll genug, wird es gerade für personenabhängige Themen wie Führungsverhalten, zwischenmenschliche Konflikte, interne politische Machtinteressen, internes Kompetenzgerangel und interessensgelenkte Einflussnahmen, Entscheidungen, Kompetenzen, Leistungs- und Verhaltensbeurteilung von direkt Beteiligten noch herausfordernder. Karriereinteressen und -geflechte werden hier berührt. Dabei spielt die Unternehmenskultur eine nicht zu unterschätzende Rolle.  Nicht zuletzt sind auch Fragen des Datenschutzes und der Mitbestimmungsrechte der Arbeitnehmervertretung hinsichtlich Verhaltens- und Leistungsbeurteilung zu beachten. Eine spannende Übung.

Bedeutung von Projekterfahrungen

Aus Erfahrungen vergangener Projekte zu lernen bedeutet:

• Effektiver und Effizienter zu werden
• Bestimmte Fehler nicht mehr selber zu machen
• Qualität im Projekt zu steigern
• Chancen zu erkennen und zu nutzen
• Risiken zu minimieren

Nutzt man darüber hinaus Ansätze zum Streben nach Exzellenz in der Projektarbeit, die einen strukturierten Pfad zur kontinuierlichen Optimierung der Projektarbeit über Feedbackschleifen ermöglichen, werden Erfahrungen zu kontinuierlichen Verbesserung eingesetzt. So kann organisationelles Lernen gelingen, bei dem nicht nur die einzelnen Mitarbeiter zum Zwecke der Effizienzsteigerung lernen, sondern dass die gesamte Organisation „lernt“.

Siehe hierzu auch: https://www.gotscharek-company.com/blog/projektoptimierung-mit-dem-project-excellence-model-%E2%80%93-interessanter-beitrag-im-projektmagazin-18-2014

Erfahrung

Was heißt das genau? Die Idee dahinter ist Wissen, Erfahrungen und Erkenntnisse aus Vorgängerprojekten zu teilen, damit sie für neue Projekte genutzt werden können.

Was ist Erfahrung?

Der Duden definiert Erfahrung folgendermaßen:

„..Bei praktischer Arbeit oder durch Wiederholen einer Sache gewonnene Kenntnis. Erfahrung wird hier mit Routine gleichgesetzt. Ebenfalls kann ein Erlebnis, durch das jemand klüger wird, als Erfahrung bezeichnet werden. Drittens wird in der Philosophie das Wissen als Erfahrung bezeichnet, was sich durch Anschauung, Wahrnehmung, Empfindung gewinnen lässt…“

Doch eines vorweg. Wenn man nur etwas lange genug nach einer bestimmten Art tut (was auch nicht immer gut und richtig sein muss), heißt das nicht gleichzeitig das man an Kompetenz dazugewinnt. Die Routine mag dabei steigen, aber ohne neues zu Lernen wird kein Zuwachs an Wissen, Verständnis und Fähigkeiten, also eine Steigerung der Kompetenz erfolgen. Gerade Rückschläge und daraus gewonnene Erkenntnisse helfen Erfahrungen in Kompetenz zu verwandeln.

Im Umkehrschluss reicht nur Kompetenz ohne Erfahrung auch nicht aus. Der Umgang mit schwierigen Zeitgenossen in bestimmten Situationen oder Umgang mit schwierigen Problemen gehören dazu.

Was ist Know-how?

Know-how ist erworbenes Handlungswissen über prozessuale Vorgänge. Dazu gehören Lösungswege zu bestimmten Problemen. Es handelt sich dabei häufig um sogenanntes implizites Wissen, das aus Erfahrung gewonnen werden kann. Implizites Wissen sind Kenntnisse über wie etwas funktioniert ohne genau beschreiben zu können wie es geht. Fahrradfahren gehört z.B. dazu, ohne die komplexen Grundlagen dafür (physikalische Gesetze, Gleichgewicht, Geschwindigkeit, Neigungswinkel etc.) exakt beschreiben zu können ist diese Fähigkeit entwickelt worden.

Was ist Wissen?

Im Gegensatz dazu steht das explizite Wissen, das aus dem höchstmöglichem Grad an Gewissheit hinsichtlich überprüfbarer Fakten, Regeln, Theorien und Erkenntnissen besteht.

Was sind Erkenntnisse?

Erkenntnisse sind das Resultat und der Prozess der Gewinnung von Wissen durch Einsicht oder Erfahrung.  Damit grenzt sich Erkenntnisse von Überzeugungen, Meinungen, Glauben, Ahnung, Vermutung und Spekulationen ab.

Projekterfahrungen erheben, sichern, dokumentieren - Projekterfahrungen teilen

Hier stellt sich die Frage welche Erfahrungen dokumentiert werden sollen und wie man diese erhebt bzw. sammelt. Auf jeden Fall müssen sich alle Beteiligte im Klaren darüber sein, dass:

• es Aufwand kostet zu dokumentieren und wieviel man bereit ist dafür zu investieren
• eine Strategie und eindeutige Ziele, die damit verfolgt werden definiert werden müssen
• zu klären ist was und wie viel soll dokumentiert werden soll
• festzulegen ist, wie man dokumentieren möchte

Mögliche inhaltliche Ansatzpunkte für die Sicherung und Dokumentation von Projekterfahrungen bieten die Einflussfaktoren, die in und auf ein Projekt einwirken, so z.B.

• Projektorganisation, Rollen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten – intern und extern
• Projektmanagement-Plan mit Einzelplänen (Projektauftrag, Personal, Kosten, Zeit, Qualität, Risiko, etc.)
• Projektführung, Führungsstil
• Zusammenarbeit im Projektteam
• Projektklima, Arbeitsatmosphäre, Stimmung im Projekt
• Teambesetzung mit Skills und Erfahrungsbackground, Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• Zusammenarbeit mit Auftraggeber, Stakeholdern, Projektsteuerungskreis, Fachabteilungen, Lieferanten
• Vertragsunterlagen (mit Kunden, mit Dienstleistern und Zulieferern, Vereinbarungen im Innenverhältnis)
• Neuartige Herausforderungen, aufgetretene Probleme, Ursachen und deren Behebung inklusive Kontextes
• Getroffene Planungs- und Umsetzungsentscheidungen, Handlungen in konkreten Arbeitssituationen, Genehmigungen oder Einschränkungen, alle mit Hintergründen und Erläuterungen. Gegebenenfalls gekoppelt an Phasenabschlüssen (z.B. Planungsabschluss) oder der Erreichung von Meilensteinen.
• Anforderungen und Änderungen in einem Projekt, welche die Inhalte/Umfang, Kosten, Termine, Risiken und Qualität betreffen
• Erreichung der gesetzten Termin-, Kosten-, Umfangs- und Qualitätsziele – Ggf. Ursachen für die Teil- oder Nicht-Erreichung
• Eingesetzte Projektmanagement-Methoden, Planung von Strukturen mit Prozessen und Abläufen, Einsatz erprobter Vorgehensweisen
• Statusberichte und KPI-Auswertungen
• Abnahmevereinbarungen und -protokolle

Ein Project Health Check wie unter “Bedeutung von Projekterfahrungen“ angesprochen bietet hier die Chance zum organisationellen Lernen, d.h. nicht nur der einzelne lernt, sondern die ganze Organisation lernt.

Hilfsmittel zur Dokumentation und Strukturierung

Besonders gut eignet sich ein schon während des Projektverlaufs und -fortschritts geführtes Projekt-Logbuch, in dem alle wichtigen Vorkommnisse, getroffene Entscheidungen, Wahrnehmungen formlos festgehalten werden. Häufig weiß niemand mehr genau nach einem halben Jahr weshalb, warum, von wem etwas in welchem Kontext entschieden wurde oder eine Situation sich so entwickelt hat.

Siehe hierzu auch: https://www.gotscharek-company.com/blog/projektarbeit/nutzen-eines-projektlogbuchs%E2%80%93kommunikationsinstrument-und-basis-f%C3%BCr-lessons-learned

Wie und mit welchen Hilfsmitteln erfasse, sichere und dokumentiere ich Projektwissen, Projekterkenntnisse, Projekterfahrungen?

In diesem Zusammenhang macht es Sinn eine transparente, unternehmenseinheitliche Struktur, einen einheitlichen Prozess mit eindeutigen Vorgaben/Vorlagen, Qualitätskriterien und Art der zu dokumentierenden Informationen zu definieren. Andernfalls werden die dokumentierten Informationen qualitativ stark schwanken und der Nutzen und damit die Akzeptanz leiden.

Moderierte Workshops

• Erfahrungssicherungs-Workshops zur Analyse und Reflektion positiver wie negativer Erfahrungen mit Sammlung, Strukturierung und Sicherung von Projekterfahrungen sowie Vorschläge für Verbesserungsmaßnahmen
  • Debriefing Workshops am Ende eines Projekts - Ganztagsworkshops
  • Lessons learned Workshops – z.B. am Ende einer jeden Phase oder dem Erreichen eines Meilensteins – Halbtagsworkshops – Lernen im Projektverlauf

Technische Hilfsmittel

• Content Management Systeme (z.B. Wordpress, Joomla, etc.) für die Erstellung, Bearbeitung und Bereitstellung von Webseiten auch mit multimedialen Inhalten
• Spezielle Projektdatenbanken
• Wikis – Einfach zu bearbeiten, rasche Seitenablage, Seiten leicht verlinkbar
• Groupware-Systeme (z.B. Microsoft SharePoint, Microsoft Teams, etc.) für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten oder online Collaboration-Tools (Trello, Zoom, RealtimeBoard, Slack, etc.)
• Dokumentenmanagement-Systeme zur Verwaltung von Dokumenten, Freigabe und Versionskontrolle

Fazit

Heute kann sich kein Unternehmen mehr leisten nicht aus Projekterfahrungen zu lernen. Die Reduktion der Anzahl an gescheiterten Projekten oder Projekte, die ihre Ziele nicht vollständig erreichen zahlt sich aus.

Auch wenn die Projekte immer unterschiedlich sein mögen, tauchen bestimmte eingefahrene Muster im Projektmanagement immer wieder auf, die zu Problemen führen.

Die Fragen, die sich ein Unternehmen stellen muss sind: ob und wieviel Aufwand, von ein paar Stunden bis ein paar Tagen, investiert werden sollen und welche Systematik dafür eingesetzt werden muss.

Literaturhinweise, interessante Links und Hinweis

Wie kann Projektarbeit mit Methoden des Wissensmanagements verbessert werden? Erfahrungen aus Projekten teilen und dokumentieren

https://kommunikation-mittelstand.digital/content/uploads/2017/06/Leitfaden-Erfahrungen-aus-Projekten-teilen-und-dokumentieren.pdf

Seminararbeit Projektdokumentation

https://www.openpm.info/display/openPM/Seminararbeit+Projektdokumentation

Projektergebnisse und Projekterkenntnisse festhalten

https://www.business-wissen.de/hb/projektergebnisse-und-projekterkenntnisse-festhalten/